Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.
Podemos decir que es una acreditación de una trasferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.
Tipos de Facturas.
Quién está obligado a hacer facturas
Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.
También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.
Concretamente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:
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Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
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Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
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Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
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Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
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Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
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Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.
El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.
INFORMACIÓN NECESARIA DE UNA FACTURA
Para emitir una factura se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la misma:
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Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
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Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
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NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
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Fecha de expedición.
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Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
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Descripción del bien o servicio.
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El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
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Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
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Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
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La cuotra tributaria.
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El importe total.
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Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, "Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º").
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En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
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En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.
OBLIGACIÓN DE EMITIR UNA FACTURA
Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.
Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido por las autoridades fiscales del país.
TIPOS DE FACTURA
Básicamente, existen dos tipos de factura:
La factura completa.
La factura simplificada.
Los contenidos de la primera están expresados en el apartado anterior. Por lo que hace a la factura simplificada, los contenidos son iguales salvo en que:
La factura simplificada no incluye los datos del cliente y;
el IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final. El tipo de IVA, ahora bien, se debe señalar.
Pueden emitir facturas simplificadas todos aquellos empresarios o autónomos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
También se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes casos:
Cuando el importe de la factura no supera los 400 euros (IVA incluido).
Para emitir facturas rectificativas.
Por determinadas operaciones, inferiores a 3 000 euros (IVA incluido), por las que el reglamento de facturación anteriormente vigente (Real Decreto 1496/2003) permitía la expedición de tiques.
Además de estos dos tipos principales, existen otros tipos de factura que se mencionan a continuación:
La factura proforma, que, a diferencia de una factura ordinaria (ya sea simplificada o completa), no tiene validez fiscal.
La factura rectificativa, para modificar, abonar o anular una factura emitida.
La factura recapitulativa. Recoge en un mismo documento todas las facturas enviadas a un cliente en un periodo determinado.
El duplicado de factura. Tiene el mismo valor que la factura original, por lo que no debe confundirse con una copia.
La factura electrónica, para ventas de servicios o bienes a la Administración pública.
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RETEIVA
El IVA, o impuesto al valor agregado, es una contribución tributaria deducida a partir de los precios que los consumidores pagan por bienes y servicios. Este es un gravamen de orden nacional y naturaleza indirecta, que es obtenido a partir de los costos de producción y venta de las empresas.
En ese sentido, El IVA es mediado por las transacciones comerciales, ya que las empresas actúan como intermediarias entre las personas que compran los productos y la DIAN, quien se encarga de recaudar el dinero para el Estado. En resumen, la función del IVA es gravar el consumo de bienes y servicios que se presentan dentro de un flujo económico.
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La retención en la fuente es una forma de recaudar anticipadamente el impuesto de la renta, el cual, el Estado cobra anualmente. Para grandes contribuyentes el pago se hace en el mes de febrero, abril y junio; en el caso de personas naturales es en agosto, septiembre y octubre; y para personas jurídicas, abril, mayo y junio. Este recaudo se efectúa en las facturas de compra de servicios y / o productos.
Existen otras retenciones, como el reteica del Impuesto de Industria y Comercio y el Reteiva del Impuesto al Valor Agregado. Pero en este artículo nos vamos a enfocar únicamente en la retefuente.
¿Cuáles son los elementos de retención en la fuente?
Según la normatividad, para hacer retención en la fuente se tienen en cuenta los siguientes elementos:
Sujeto pasivo: Es la persona o empresa que vende. Es decir, a quien van a retener.
Agente retenedor: Es la persona o empresa que compra el producto o servicio. Es quien está obligado a hacer la retención.
Pago o abono: Es el monto del producto o servicio prestado.
Base: Es el valor sobre el cual empieza a aplicar la retención.
Tarifa: Es el porcentaje por el cual se aplica el valor de la retención.
¿QUIÉNES SON LOS AGENTES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE?
Según el artículo 368 del Estatuto Tributario, estos son los agentes retenedores para la renta. “Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.
¿A QUÉ IMPUESTOS SE LE APLICA RETENCIÓN EN LA FUENTE?
Únicamente al impuesto de la renta. Como lo mencionamos anteriormente, existen otros mecanismos de retención a los que se les llama reteica y reteiva.
¿Cuál es el porcentaje y las tarifas de retención?
El gobierno ha determinado las siguientes bases y tarifas de retención:
¿CUÁNDO SE APLICA EL RETEICA?
Este impuesto se aplica únicamente a proveedores que tengan sede en el mismo municipio que el vendedor. Por ejemplo, si ECA, siendo una persona jurídica, ubicada en Bogotá, realiza una compra a un proveedor de Barranquilla, el proveedor no podría realizar la retención, debido a que ECA tributa en industria y comercio de Bogotá. Sin embargo, la realización de la retención también depende del tipo de agente retenedor.
¿CUÁLES SON LAS BASES DE RETENCIÓN?
Debido a que el porcentaje y la base mínima de retención de ICA varían según el rubro y el concepto de la transacción, decidimos resumir los valores a través del siguiente cuadro:
¿CÓMO SE CALCULA LA RETENCIÓN?
Por ejemplo, ECA contribuyente del régimen común, realiza una compra de 10 millones de pesos en computadores a Milena, contribuyente del régimen simplificado. Tanto ECA como Milena tributan en Bogotá. (Ver gráfica 1)
La retención se calcularía como se muestra en la siguiente tabla:
¿QUÉ ES EL RETEICA Y CUÁNDO SE APLICA?
Teniendo en cuenta el costo de los computadores ($10.000.000) la retención de ica se calcula así: 11.04 por 1.000 da un resultado de $110.400, menos el 2.5% de la Retefuente, que son $250.000. Entonces, de los $10.000.000 de base gravable, se descuenta el reteica ($110.400) y la retefuente ($250.000) para un total de: $9.639.600.
Entonces, ECA deberá pagarle a Milena por la compra de los computadores: $ 9.639.600 (Ver gráfica 2)
NOTA: Una persona del régimen simplificado no puede facturar IVA. Es por ello que no aplica en este caso.
¿CADA CUÁNTO SE DEBE DECLARAR?
Como se estipula en la legislación de Bogotá, el agente retenedor debe declarar Reteica cada dos meses. Como política nuestra, realizamos la presentación de la declaración de Reteica de nuestros clientes, tres días antes de la fecha de vencimiento.
¿CÓMO SE DEBE LIQUIDAR Y PRESENTAR LA DECLARACIÓN?
Para liquidar y presentar la declaración de manera correcta, diligenciando el formulario sin errores y así evitar futuras sanciones, tenemos en nuestro equipo profesionales especializados que te pueden brindar asesoría contable y tributaria a tu empresa o a ti como persona natural, en la liquidación del impuesto de industria y comercio.